TATA LAKSANA KESEKRETARIATAN
1.1 PENDAHULUAN
Kesekretariatan mempunyai peranan penting dalam kehidupan organisasi sebagai sarana komunikasi dan koordinasi antar pengurus, bahkan sering berfungsi sebagai pusat informasi organisasi.
Sebagai upaya mewujudkan Tri Tertib RAPI, khususnya Tertib Administrasi, kesekretariatan menjadi wadah Pengurus RAPI untuk menerbitkan surat menyurat dan memproses berkas perizinan yang berlaku secara nasional, sehingga dapat terbina keseragaman dalam implementasi kesekretariatan yang mampu mendukung kelancaran tugas pengurus organisasi.
1.2 PERSYARATAN KESEKRETARIATAN.
Guna menunjang kelancaran roda organisasi dan memudahkan pengurus untuk berinteraksi, maka kesekretariatan harus dilengkapi dengan perlengkapan yang memadai antara lain :
a. Radio VHF dan HF
b. Alat tulis kantor.
c. Komputer
d. Printer
e. Telepon dan Mesin Fax
f. Fasilitas internet
g. Alamat email
h. Alamat sekretariat yang tetap atau PO. Box
i. Arsip hard copy Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah tentang Telekomunikasi.
j. Papan nama sekretariat.
Alamat sekretariat tidak otomatis mendapat status panggilan stasiun zulu, kecuali setelah mendapat Surat Keputusan (SK) dari Pengurus Daerah.
Proses pengajuan izin stasiun zulu dilakukan oleh pengurus, setelah memenuhi persyaratan kelengkapan kesekretariatan, kepada pengurus setingkat di atasnya kecuali Pengurus Pusat, dengan disertai berkas-berkas yang diperlukan untuk mendapatkan Surat Keputusan (SK) tentang stasiun zulu, demikian seterusnya berjenjang ke atas, antara lain :
a. Surat permohonan yang ditandatangani oleh penanggung jawab stasiun tersebut (Ketua/Sekretaris/Bendahara) dan mencantumkan frekwensi yang dipergunakan.
b. Foto copy SK Pengurus yang mengajukan.
c. Foto copy IKRAP & KTA penanggung jawab stasiun.
d. Denah lokasi stasiun zulu.
Setelah Pengurus Daerah mengeluarkan Surat Keputusan (SK) tentang stasiun zulu, maka
stasiun yang bersangkutan mendapat papan call sign stasiun zulu.
2. TATA CARA PERIZINAN KRAP DAN PROSEDUR PENERBITAN KTA
2.1. PERSAYARATAN ADMINISTRASI
2.1.1. Warga Negara Indonesia
2.1.2. Usia minimal 17 tahun
2.1.3. Bertempat tinggal di Indonesia
2.1.4. Map (sampul) untuk berkas
2.1.5. Berkelakuan baik (dibuktikan dengan SKCK)
2.1.6. Foto copy KTP sebanyak 2 (dua) lembar
2.1.7. Pas Photo 2x3 sebanyak 4 (empat) lembar. (Soft Copy & Hard Copy)
2.1.8. Meterai Rp 6.000,- sebanyak 2 (dua) lembar
2.1.9. Membayar biaya administrasi dan biaya Izin KRAP (sesuai tabel)
2.1.10. Rekapitulasi data pemohon dalam bentuk soft copy dan hard copy (dari Wilayah ke Daerah dan dari Daerah ke Pusat)
2.1.11. Menjadi anggota organisasi RAPI
3. PROSEDUR PENGURUSAN IKRAP DAN KTA
3.1. PENGURUSAN IKRAP DAN PENERBITAN KTA
A. Sekretariat RAPI Pusat menerima berkas pemohon dari daerah-daerah terdiri :
1. Soft copy rekapitulasi database IKRAP sesuai dengan format
2. Hasil scanning rekapitulasi pas photo diberi nama dan callsign
3. Hard copy terdiri dari:
- Formulir pemohon/ IKRAP dan KTA yang sudah diisi dengan benar ditandatangani diatas meterai Rp 6.000,-
- Fotocopy KTP yang masih berlaku dan KTA bagi perpanjangan izin
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) asli dan copy.
- Pas photo warna ukuran 2x3 sebanyak 4 (empat) lembar.
- Asli/ copy bukti setor Giro Pos untuk BHP dan bukti setor Giro untuk kontribusi RAPI Pusat yang nilai sesuai dengan ketetapan. Semua berkas terkumpul didalam 1 (satu) map permohonan
4. Petugas Kesekretariatan akan memverifikasi dan recapitulasi sesuai ketentuan kelengkapan berkas.
5. Petugas Kesekretariatan mendata dan membuat surat pengantar ke Dirjen SD.PPI beserta dokumen-dokumen untuk di proses IKRAP.
6. Dikeluarkannya IKRAP dari SD.PPI dilakukan cross check input data.
7. Final cross check, diberi nomor NIA dan siap di launching pencetakan KTA.
8. KTA tercetak dikirim beserta IKRAP ke daerah masing-masing.
Tidak ada komentar :
Posting Komentar